Manca solo un mese all’inizio della fiera? Ecco le ultime cose da fare per arrivare preparati (e rilassati) al giorno dell’apertura.
Una checklist per gli ultimi trenta giorni
In due post precedenti abbiamo parlato di come iniziare a organizzarsi per partecipare a una fiera e di come strutturare le cose da fare da sei a due mesi prima. A meno di un mese dall’inizio della fiera, è arrivato il momento di finalizzare le attività avviate in precedenza: formare lo staff che sarà presente in fiera, stampare i cataloghi e tutti i materiali di comunicazione e preparare la cartella stampa, verificare che lo stand sia pronto.
La formazione del personale
Aver selezionato la squadra ed essersi preoccupati in anticipo di trasporti e pernottamenti è un buon inizio, ma la formazione del personale rimane un’attività imprescindibile. La cosa migliore è organizzare una riunione in azienda durante la quale condividere gli obiettivi della partecipazione alla fiera e presentare tutte le novità, sia a livello di prodotto che di comunicazione. A questa riunione, cui dovrebbero partecipare anche i dirigenti, dovrebbe seguire un momento dedicato esclusivamente agli aspetti pratici, come orari, turni e responsabilità di ciascuno.
Materiali di comunicazione e cartella stampa
Anche i materiali di comunicazione a questo punto dovrebbero essere pronti o quasi. È bene ricontrollare con attenzione le quantità e verificare condizioni e date di spedizione. Entro i dieci giorni precedenti andrebbe poi messa a punto la cartella stampa con il comunicato, le schede relative ai prodotti e il profilo dell’azienda. Qualche giorno prima, un controllo al sito e ai social per gli ultimi aggiornamenti consente di far seguire l’evento anche a chi non è presente e di farsi trovare online dai nuovi clienti.
Stand e allestimento
A meno di un mese dall’inizio della fiera, stand e allestimento sono in fase di finalizzazione. Tra gli aspetti da tenere in considerazione, oltre naturalmente al trasporto e al montaggio, ci sono gli arredi, il catering e la disponibilità di una connessione wi-fi. Affidarsi a un’azienda con esperienza nel settore solleva da queste incombenze e dalle preoccupazioni dell’ultimo minuto.
Checklist per organizzare la fiera.
Riassumendo, un mese prima:
[ ] incontrare e formare il personale
[ ] verificare la stampa di cataloghi e materiali di comunicazione
[ ] preparare la cartella stampa
[ ] assicurarsi che stand e allestimento siano in fase di finalizzazione
Interlocutore unico, consegna a regola d’arte e nessun costo extra nella fase finale.