Dopo aver deciso di prendere parte a una fiera, aver stabilito gli obiettivi e il budget, inviato la domanda di partecipazione e avviato la progettazione dello stand, ci sono ancora molte cose da fare. Ecco qualche spunto per procedere al meglio con il lavoro di organizzazione.
Da 6 a 2 mesi prima: il momento centrale della pianificazione
In un post precedente abbiamo parlato di come iniziare a organizzarsi per partecipare a una fiera. Per arrivare preparati, i sei mesi che precedono la manifestazione sono fondamentali. È il momento di occuparsi dei materiali di comunicazione – cataloghi, brochure, cartoline, inviti – e di fare il piano di comunicazione. Si può decidere di organizzare un evento speciale o iniziative di co-marketing. Infine, è bene non aspettare di essere agli sgoccioli per scegliere la squadra che sarà presente in fiera e prenotare trasporti e pernottamenti.
I materiali di comunicazione
La fiera è un momento di grande visibilità. Non a caso, molte aziende aspettano di partecipare a una fiera importante per presentare un restyling dell’immagine e del logo, una nuova mission, un cambiamento nel posizionamento sul mercato. La fiera è l’occasione giusta per rinnovare il catalogo, le schede prodotto e in generale tutti i materiali di cui l’azienda si serve per comunicare. Può bastare un aggiornamento o rendersi necessaria una revisione da zero: in ogni caso, è bene condividere tutti i dettagli con i professionisti che si occuperanno della progettazione dei materiali – tipologia di fiera, obiettivi della partecipazione, prodotti e novità. Senza dimenticare il sito internet: è il primo posto dove le persone cercheranno le informazioni.
Il piano di comunicazione e le relazioni con la stampa
Sono molti gli strumenti da tenere in considerazione durante la stesura del piano di comunicazione, che definisce e descrive gli obiettivi, le attività e le scadenze di tutto quello che riguarda la comunicazione, come newsletter, social network, advertising e ufficio stampa. Gli strumenti vanno scelti in base ai propri obiettivi e non è detto che siano tutti indispensabili: l’importante è stabilire per tempo che cosa comunicare e quando, soprattutto in caso di anticipazioni e lanci. In quest’ultimo caso, vale soprattutto per la stampa, è bene avere un dossier pronto con tutte le informazioni e le immagini almeno due mesi prima.
Eventi speciali
A margine della fiera o all’interno del proprio stand si può decidere di organizzare un evento speciale, un workshop, un incontro di approfondimento. Pensarci per tempo consente di assicurarsi luoghi migliori, invitare ospiti ed esperti, organizzare con calma gli aspetti pratici come l’allestimento e il catering, pianificare una comunicazione ad hoc. Anche eventuali iniziative di co-marketing, legate o meno all’evento, vanno pianificate adesso.
Lo staff e alcuni aspetti organizzativi
Il primo impatto dell’azienda sul visitatore è il momento dell’accoglienza e uno staff preparato e motivato può fare la differenza. Poiché non si può mettere in stand-by l’attività dell’azienda durante la fiera, è meglio valutare con un buon anticipo chi parteciperà, per quanto tempo e come. Non è detto che manager e commerciali siano disponibili per tutta la durata della manifestazione: condividere un calendario servirà anche per prendere gli appuntamenti nei giorni a ridosso della fiera. Se la manifestazione è particolarmente rilevante o è lontana, trasporti e pernottamenti vanno organizzati in anticipo.
Un occhio allo scadenzario della fiera
Se la gestione degli aspetti burocratici è interna, è necessario confermare all’ente fieristico o alla fiera la partecipazione e tenere d’occhio lo scadenzario: servirà per arrivare preparati all’apertura, ma anche a non perdere l’occasione di essere presenti sul sito e all’interno dei materiali di comunicazione.
Checklist per organizzare la fiera.
Riassumendo, da 6 a 2 mesi prima:
[ ] progettare i materiali di comunicazione
[ ] predisporre un piano di comunicazione che includa tutti gli strumenti
[ ] pianificare eventi speciali e iniziative di co-marketing
[ ] selezionare e organizzare lo staff
[ ] prenotare trasporti e pernottamenti
[ ] tenere d’occhio burocrazia e scadenzario
Nel frattempo, come procedono i lavori per la realizzazione dello stand? Finita la fase di progettazione, si passa alla produzione.