La decisione di partecipare a una fiera è soltanto il primo passo di un percorso che può rivelarsi più impegnativo del previsto. Ecco qualche suggerimento, basato sulla nostra esperienza, su come iniziare a organizzarsi.
Perché partecipare a una fiera?
La fiera è un fenomeno complesso e per molte aziende rappresenta uno sforzo significativo. I motivi per partecipare a una fiera sono tanti: presentare o riaffermare l’immagine aziendale, mostrare prodotti nuovi, curare il rapporto con i clienti esistenti e incontrare clienti potenziali, tutelare la solidità dei contatti della rete commerciale, raccogliere informazioni sul proprio settore di mercato e sulla concorrenza, concludere contratti. La fiera può quindi rivelarsi per un’azienda il migliore investimento in termini di marketing e di comunicazione e per questo motivo va pianificata con attenzione.
Come scegliere la fiera
Se l’azienda si affaccia per la prima volta su questo mondo, la cosa migliore è prendersi il tempo di scegliere la fiera giusta. Il sito dell’Associazione Esposizioni e Fiere Italiane è un buon database dell’ambito italiano; altri siti svolgono la stessa funzione in ambito internazionale. Tra gli aspetti da tenere in considerazione nella scelta di una fiera, è bene non dimenticare di dare un’occhiata al bacino d’utenza, ai risultati e agli espositori delle edizioni precedenti: il sito dell’ente fieristico o della fiera offre spesso queste e altre interessanti informazioni. E se il tempo non manca, una visita di ricognizione in prima persona è sempre la cosa migliore, anche per rendersi conto degli aspetti pratici e dei costi indiretti.
Prepararsi alla fiera: gli obiettivi e il budget
A questo punto, almeno 12 mesi prima, può iniziare la preparazione vera e propria. Per prima cosa è necessario stabilire e condividere a livello aziendale quali sono gli obiettivi della partecipazione alla fiera: decidere cosa mettere in primo piano – l’azienda in sé, un nuovo prodotto o l’aspetto relazionale – è importante per fissare il budget, ma anche per progettare lo stand e i materiali di comunicazione, organizzare le attività collaterali, selezionare il personale da coinvolgere. Una volta stabiliti gli obiettivi e il budget, è buona prassi individuare una figura che si occupi della pianificazione analitica dei costi e della gestione delle risorse: questa attività di project management può anche essere affidata all’esterno dell’azienda.
Rapporti con la fiera e burocrazia
Concretamente, il primo passo per partecipare a una fiera è inviare la domanda di partecipazione. Questo comporta leggere molto bene i regolamenti e gestire la domanda a livello burocratico: un servizio che Punto Ciemme integra nella sua offerta di progettazione di stand per liberare l’azienda da scadenze e altre incombenze.
La progettazione dello stand
La prima fase della preparazione della fiera si chiude con l’avvio della progettazione dello stand, non meno di sei mesi prima. Affidarsi a un’azienda con esperienza nel settore solleva da una serie di preoccupazioni: per progettare lo stand, infatti, bisogna conoscere bene la fiera, i regolamenti specifici e le caratteristiche della collocazione dello stand. L’incontro con progettisti e allestitori è il momento per passare tutte le informazioni chiave: gli obiettivi della propria presenza in fiera, il messaggio che si vuole trasmettere, il budget. È un momento importante anche in vista della progettazione dei materiali di comunicazione, perché la fiera è un’azione di comunicazione tanto quanto brochure, cataloghi e cartelle stampa, tutti materiali che dovrebbero sottostare allo stesso concept e allinearsi all’immagine coordinata dell’azienda.
Checklist per organizzare la fiera.
Riassumendo, da 12 a 6 mesi prima:
[ ] scegliere la fiera
[ ] stabilire gli obiettivi della partecipazione alla fiera
[ ] fissare il budget e individuare il project manager
[ ] inviare la domanda di partecipazione
[ ] progettare lo stand
Vuoi saperne di più su quali sono gli obiettivi più comuni per cui un’azienda partecipa a una fiera e quali sono le difficoltà da affrontare?