La pandemia legata al Coronavirus ci sta spingendo a rivedere il nostro rapporto con gli spazi abitativi e di lavoro; è fondamentale accettare da subito questa sfida e stabilire un metodo per analizzare e ripensare gli ambienti di lavoro secondo i nuovi criteri, e puntare ad una riqualificazione intelligente degli spazi aziendali che consenta di affrontare il dopo COVID-19 fin da adesso.
Come il COVID-19 ci spinge a ripensare gli spazi aziendali
Il lockdown ci ha mostrato quanto sia importante il rapporto tra la progettazione di uno spazio e il modo in cui viene utilizzato; un fattore diventato tristemente evidente nel contesto delle abitazioni private: se l’utilizzo dello spazio cambia radicalmente, la sua progettazione diviene inefficiente e nascono problemi importanti di vivibilità. Un esempio concreto: considerando la giornata lavorativa media, i tempi di trasferimento e le uscite nel week end, possiamo calcolare che un italiano medio passasse meno del 40% del proprio tempo da sveglio dentro casa. La situazione attuale ha dilatato a dismisura questa percentuale; risultato: spazi pensati per essere vissuti in un certo modo hanno dovuto “riconvertirsi” alla meglio per adattarsi alla loro nuova funzione, con tutte le conseguenze del caso.
Gli spazi aziendali sono immuni da questo fenomeno? Certamente no; basti pensare che il deficit di funzionalità di un’abitazione privata si trasforma in disagio per gli occupanti, mentre il deficit di funzionalità di uno spazio professionale si traduce al meglio in perdita di produttività, al peggio in effettiva impossibilità di continuare l’attività.
Un’affermazione pesante, che però trova la sua ragione in un fattore oggi piuttosto evidente: al momento, le prospettive di uscita dall’emergenza COVID-19 ci presentano l’ipotesi di un ritorno alla normalità lento e parziale, a causa di
- Necessità di mantenere alcune misure di contenimento
- Cambiamenti nei comportamenti sociali e lavorativi che si prospettano stabili e promettono di non scomparire con la fine dell’emergenza:
- la tendenza al distanziamento sociale
- lo smart working, che si è rivelato praticabile ed efficace
Il tutto senza considerare che fino all’arrivo di un vaccino dovremo continuare a mantenere uno stato di allerta latente, “da codice giallo”, pronti a riattivare le necessarie azioni di contenimento.
Cosa significa questo in termini di progettazione degli spazi aziendali? Per quanto possiamo vedere sembra che le aziende dovranno affrontare:
- La necessità di garantire la sicurezza, sia per far fronte alle normative (attuali e future), sia per proteggere i lavoratori
- La necessità di mantenere le modalità operative flessibili (smart working, accesso facile alla sede) che hanno mostrato in questi giorni la loro efficacia.
Come cambieranno gli spazi aziendali nel dopo COVID-19?
Per gli spazi aziendali strettamente legati alla produzione (catene di montaggio, operazioni su cicli di macchinari ecc) questo tema è meno pressante: in quei casi a guidare saranno le esigenze della produzione in senso stretto, ed ogni revisione dovrà partire dalla riorganizzazione delle meccaniche di sistema.
Per tutti gli altri spazi, come uffici, showroom, sale meeting, aree di vendita, la questione è sicuramente più articolata: l’intera ergonomia di questi ambienti dovrà probabilmente essere ripensata, sulla base delle nuove funzioni e delle nuove necessità.
Oggi le aziende combattono con problemi sicuramente più urgenti e con pericoli più evidenti: sostenere gli impegni presi con i fornitori e il sistema del credito, salvaguardare i dipendenti, mantenere la posizione sul mercato. Tuttavia non è possibile ignorare che i cambiamenti nel rapporto tra funzione degli spazi e loro conformazione saranno presto condizione per una la continuazione efficace del business:
- Già in fase di riapertura sarà necessario misurarsi con questi fattori; che sia per obblighi di legge, per buonsenso nel rapporto con i lavoratori o anche per una semplice valutazione di convenienza (spazi meno sicuri comportano più rischi di stop alle operazioni a causa di malattia dei dipendenti), bisognerà fare i conti con la necessità di dotare gli spazi di caratteristiche funzionali ai nuovi bisogni. Se mancherà questa azione, i rischi vanno dagli stop imposti per legge alle inefficienze dovute alla mancanza di personale.
- La lezione del Coronavirus, se ce n’è una, è che eventi del genere possono succedere. L’impatto nell’immaginario collettivo è stato e sarà forte, ed è ragionevole pensare che nel medio termine la capacità dell’azienda di garantire sicurezza e flessibilità operativa diventi un requisito per attrarre talenti: chi possiede le competenze più richieste inserirà certamente questo elemento tra i criteri di scelta.
Sarà sufficiente provvedere a generiche misure di distanziamento tra le persone, o a sistemi di separazione più o meno complessi, come ad esempio le barriere in plexiglass oggi visibili in tutte le farmacie? Noi crediamo di no.
La nostra visione: una riqualificazione intelligente degli spazi aziendali per il dopo COVID 19
Da trent’anni progettiamo e realizziamo spazi aziendali (showroom, meeting room, negozi, stand fieristici) e abbiamo imparato che lo spazio non è mai “neutro” rispetto a quanto avviene al suo interno; la grande lezione che l’architettura e l’allestimento fieristici ci hanno insegnato è che gli spazi possono determinare le relazioni tra le persone, agevolandole od ostacolandole fino a livelli estremamente profondi.
Abbiamo elaborato il nostro Metodo CSP (Cooperative Smart Planning framework) proprio per indagare insieme ai nostri clienti su questi fattori, sul rapporto tra progettazione dell’ambiente ed interazioni e sul legame tra disegno dello spazio e comunicazione, con l’obiettivo di una progettazione strategica che ne tenga sempre conto.
Sul piano delle interazioni, mantenere una sede fisica per l’azienda ha un senso preciso: in un mondo in cui tutte le attività non strettamente produttive possono essere gestite da remoto, gli spazi comuni servono a garantire interazioni tra gli operatori più efficienti di quelle a distanza: il contatto costante, l’aggiornamento anche estemporaneo, la rapidità di reazione.
Sul piano della comunicazione, gli spazi aziendali sono un elemento fondamentale nello stabilire la relazione con il cliente, ma sono anche centrali nel trasmettere all’organizzazione un messaggio di identità.
Questo ci spinge ad affermare che un cambiamento di funzione importante come quello che stiamo immaginando richiederà un ripensamento complessivo degli spazi aziendali, e una revisione strategica delle relazioni che in essi devono verificarsi: gli interventi “a tampone” possono rischiare di
- Danneggiare proprio quelle relazioni che sono alla base del mantenere una sede fisica; ad esempio, limitarsi a distanziare le scrivanie o a inserire barriere in plexiglass tra le postazioni può disincentivare le relazioni tra i dipendenti e aumentare l’inerzia organizzativa; procedere a semplici spostamenti di uffici può rompere flussi di interazione consolidati, con conseguenze sull’operatività
- Alterare la percezione dell’ambiente operativo da parte di dipendenti e collaboratori, con impatto sul morale e sul rapporto stesso con l’azienda
- Modificare in modo negativo il vissuto dei clienti all’interno degli spazi aziendali.
Senza un’adeguata analisi dei flussi di comunicazione e relazione interni, questo tipo di interventi possono causare problemi tanto più importanti quanto meno visibili nelle fasi iniziali.
La nostra ricetta per evitare situazioni di questo tipo:
- La strada del contract è la migliore per realizzare interventi organici, che tengano conto di tutte le necessità e diano garanzia su tempi e costi; un general contractor può assicurare che tutte le azioni di revisione degli spazi aziendali siano coordinate e puntino allo stesso obiettivo, oltre a controllare che i budget e i tempi siano rispettati.
- Progettazione condivisa: un approccio che consenta di analizzare gli obiettivi dell’attività di riqualificazione, e non soltanto i vincoli; è certo che gli interventi di riqualificazione di cui parliamo mirino a garantire la sicurezza, ma l’obiettivo strategico è quello di mantenere la funzionalità degli spazi aziendali nel rispetto del vincolo di sicurezza. Per raggiungere questo risultato, azienda e contractor devono condividere a fondo il momento progettuale, analizzando in dettaglio le interazioni e i flussi che avvengono negli ambienti, identificando le opportunità della riqualificazione e stabilendo le funzioni irrinunciabili di ciascuno spazio.
- Ricerca e sviluppo: il contract deve poter mettere a disposizione differenti soluzioni, basandosi sulla ricerca dei materiali, sull’esperienza costruttiva e sul proprio network di fornitura.
- Tocco umano: l’elemento umano è determinante, se in queste attività manca l’empatia e la considerazione dell’impatto sulla vita lavorativa delle persone, difficilmente sarà possibile raggiungere l’obiettivo.