Perché e come comunicare lo stand fieristico

Oltre ad avere un ruolo commerciale, per un’azienda la fiera è un momento importante a livello di comunicazione. Solitamente, si comunicano prodotto e brand. Ma anche lo stand fieristico può diventare un soggetto molto interessante: vediamo come.

Perché comunicare lo stand fieristico

Durante una fiera, lo stand è la sede temporanea dell’azienda. È un luogo di contatto e d’incontro, nonché il “campo base” per manager, commerciali e personale per tutta la durata della manifestazione. Parte integrante dell’immagine aziendale, funziona da sfondo per tutte le attività che vi si svolgono. La progettazione di stand fieristici, se efficace, non soltanto valorizza il brand e i prodotti esposti, ma fa vivere al visitatore un’esperienza. Infine, poiché la fiera è parte di quel marketing mix che le imprese usano per raggiungere i loro obiettivi, lo stand è lo specchio dell’azienda e dei suoi propositi in quel momento. Ecco perché comunicare lo stand può rivelarsi strategico.

Comunicare il progetto dello stand: moodboard e disegni

Prima della fiera, lo stand non esiste. Anche se si segue una pianificazione tempestiva ed efficace, non è possibile montare lo stand con troppo anticipo rispetto all’inizio dell’evento fieristico.
Durante la fase preliminare, tuttavia, il progettista produce una serie di materiali che possono rivelarsi interessanti per chi voglia iniziare a comunicare con anticipo la propria partecipazione alla fiera, e perché no il proprio progetto di stand: dal semplice schizzo eseguito durante l’incontro preliminare al moodboard, fino a disegni tecnici e render.
Il moodboard è una tavola di stile che può contenere riferimenti per quanto riguarda colori e materiali, ma anche piante, oggetti e più in generale immagini ispirazionali.
Il render, invece, è uno strumento tecnico interessante, perché raffigura lo stand in modo molto realistico, quasi come una fotografia.
I mezzi attraverso i quali comunicare sono in primis i social network, magari sfruttando le funzioni temporanee come le Instagram stories, che permettono di attirare l’attenzione senza svelare troppo il progetto. 

Preview: il montaggio dello stand

Anche il montaggio fa parte, a tutti gli effetti, della fase che precede la fiera, ma visto l’inizio ravvicinato della manifestazione è possibile far rientrare immagini, video e storie già all’interno del piano di comunicazione relativo alla fiera. Comunicare lo stand, ora, serve a far sapere che si è presenti e pronti, ma soprattutto a rendersi riconoscibili. Quando il vostro visitatore, passeggiando tra i corridoi della fiera, si troverà di fronte allo stand, non soltanto lo riconoscerà ma lo vedrà per la seconda volta, e potrà così ricordarlo più facilmente.

Lo stupefacente montaggio di una struttura in timelapse nel video che documenta l’allestimento della mostra Coats! del Gruppo Max Mara, un modo per far parlare di sé ancor prima dell’inizio dell’evento. Courtesy of Max Mara Fashion Group.

Lo stand nel piano di comunicazione della fiera

Inizia la fiera. Si tratta della fase più calda della comunicazione aziendale ed è fondamentale arrivare preparati, avendo già pianificato i contenuti, cioè stabilendo a priori che cosa pubblicare, quando, su quali mezzi (parliamo soprattutto di social media) e a chi assegnare la produzione del materiale.

Fotografare la fiera

Fotografare una fiera non è un compito facile: migliaia di persone, tutte vestite in modo diverso e spesso in movimento. Le luci hanno colore e temperatura diversa, alcuni stand sono bui, altri, al contrario, inondati dalla luce naturale che entra dalle finestre. E, come dice Saverio Lombardi Vallauri nel suo articolo Fotografare una fiera: una sfida per il fotografo, talvolta delle oasi: «uno spazio ben progettato, prodotti che si contrappongono in modo armonico, coro di luci bianche, pareti di tonalità neutra, persone grigio-vestite a rispettosa distanza». Affidarsi a un professionista permette di evitare brutte sorprese, così come stabilire in anticipo di che tipo di immagini si ha bisogno in base ai propri obiettivi.

Che cosa fotografare e come: contenuti engaging e human touch

Documentare lo stand vuoto è importante, ma lo è ancora di più comunicare la piena attività, perché il visitatore è uno degli elementi fondamentali della fiera. Ma fotografare lo stand affollato non serve: meglio puntare su scatti che abbiano un significato, come una stretta di mano o un visitatore che interagisce con il prodotto.

Le presentazioni e gli eventi, così come la presenza di persone importanti allo stand, sono altri momenti caldi da comunicare. Oltre alle immagini, si possono produrre video da trasmettere live su Facebook o Instagram stories. I contenuti dovrebbero essere engaging, così che le persone abbiano voglia di condividerli o di produrne a loro volta, magari per raccontare la loro esperienza attraverso un hashtag che potrete suggerirgli con una grafica dedicata. La qualità è importante, ma per comunicare sui social in modo tempestivo durante le fiere sono concesse delle piccole deroghe, pur senza venire meno alle linee guida del brand quanto a tono di voce e immagine. Cogliere un momento significativo, anche se in modo imperfetto, ha quel tocco umano che avvicina le persone molto più di fotografie dalla composizione perfetta.

Dopo la fiera: farsi ricordare

Finita la manifestazione, arriva il momento di lavorare sui materiali raccolti. Si possono per esempio montare dei video con i momenti salienti o le interviste da diffondere su YouTube, oppure creare gallerie di immagini da pubblicare sul sito. A questo punto, i social passano in secondo piano e la comunicazione ridiventa più personale: è il momento dell’email marketing, quindi della newsletter aziendale ma anche della fondamentale email di recall a tutti i nuovi contatti, che saranno felici di rivivere la manifestazione, di ricordare la loro esperienza nel vostro stand e di iniziare con voi una conversazione.