Tools e app possono aiutare le aziende a gestire in modo più efficace il progetto fieristico, sostenendo il project manager con strumenti utili ad avere tutto sotto controllo, coinvolgendo il visitatore, supportando l’amministrazione.
Ecco una selezione di 14 strumenti per il marketing fieristico.
Indice dei contenuti:
Strumenti di project management per organizzare una fiera
Coinvolgere i visitatori in fiera
App e software per la fiera: le soluzioni integrate
App per la gestione delle spese
1. Strumenti di project management per organizzare una fiera
Gli strumenti di project management sono utili per la gestione di progetti complessi, perché aiutano a organizzare le cose da fare in modo efficace senza dover ricorrere a email e fogli di calcolo. Sono strumenti pensati per essere usati in condivisione: in questo modo, tutte le persone coinvolte nel progetto sanno esattamente che cosa devono fare e possono tenere facilmente sotto controllo che cosa è stato fatto, che cosa è in svolgimento e che cosa resta ancora da portare a termine.
Esistono molti tools di project management e la cosa migliore è scegliere quello più in linea con il proprio stile di progettazione. Si va dalle liste di attività (semplici come Any.do o con funzionalità aggiuntive come Todoist e Wunderlist) a strumenti che integrano le liste con bacheche, calendari e diagrammi di Gantt.
Il punto di forza di Trello è la sua struttura visuale, che lo rende molto intuitivo. Ogni progetto corrisponde a una bacheca, su cui si creano schede relative alle singole cose da fare comprensive di descrizione, check-list, allegati e scadenze da condividere con gli altri membri del team, che possono a loro volta commentare, spuntare i compiti già svolti etc.
Allthings è molto simile a Trello, ma più semplice da usare, soprattutto per chi affronta un software di project management per la prima volta. Anche MeisterTask può ricordare Trello, ma si basa sulle mappe mentali create con MindMeister, che vengono trasformate in bacheche. Asana è un tool più complesso ma con molte funzioni in più. È organizzato su più livelli, così da soddisfare sia le piccole aziende che quelle più grandi. Su Asana si lavora per task, cioè per singole cose da fare, che possono essere assegnate da un membro del gruppo a chiunque altro. Il calendario si aggiorna automaticamente man mano che vengono indicate le scadenze, così da poter avere una panoramica completa del timing di progetto. Tra i software compatibili con Asana c’è Instagantt, che alle funzioni di Asana unisce la visualizzazione Gantt, una modalità classica del project management che scompone il progetto in singole attività, ciascuna con una durata e una scadenza.Anche Aha! si basa sul diagramma di Gantt. La novità di questo tool è l’integrazione tra strategia di progetto e attività quotidiane, che aiuta ad avere sempre tutto sott’occhio. In più, l’interfaccia è molto curata e la visualizzazione di dati e statistiche è piacevole ed efficace.
2. Coinvolgere i visitatori in fiera
Alcune app possono facilitare il lavoro all’interno dello stand.
Conference Pad, disponibile solo per dispositivi iOS, può mostrare la stessa presentazione su più dispositivi contemporaneamente, senza doverli connettere tra di loro con fili o cavi. QuickTapSurvey è utile per creare piccoli form di contatto o sondaggi, utili per avere un feedback immediato da parte dei visitatori. Socialpoint è un software progettato specificamente per coinvolgere i visitatori in fiera attraverso giochi, social media walls, sondaggi e giveaways da organizzare all’interno dello stand.
3. App e software per la fiera: le soluzioni integrate
Myfairtool è un software per il project management ma anche per la gestione dell’agenda, per la scansione dei biglietti da visita e il follow-up istantaneo, per l’organizzazione dei contatti e infine per l’analisi della performance. È uno strumento estremamente efficace e completo, che permette di risparmiare tempo e risorse e di ottimizzare i risultati.
4. App per la gestione delle spese
Tenere traccia delle spese mentre si è in viaggio per lavoro è faticoso, ma lo è ancora di più ricostruire, a settimane di distanza, quanto si è speso, dove e con chi, per aiutare l’amministrazione nel rendiconto delle spese.
Captio è uno strumento che, a partire dalle foto degli scontrini, genera automaticamente resoconti spese, includendovi anche i pagamenti effettuati con carte aziendali.
Anche Expensify semplifica la raccolta di ricevute e scontrini: l’applicazione esporta i dati in un formato generico o in un programma specifico come per esempio Excel, Salesforce o Microsoft Dynamics.
In conclusione, l’uso di uno o molti di questi strumenti può facilitare enormemente il lavoro di organizzazione di un evento fieristico, semplificando la vita del project manager e permettendo alle aziende di risparmiare tempo e risorse, che possono essere impiegate in altre attività più utili a far sentire a suo agio il visitatore. Perché è proprio il visitatore che dovrebbe essere sempre messo al centro, sia durante l’evento sia nella fase post-fiera, il momento migliore per mettere a frutto i nuovi contatti.