Se sei arrivato qui, avrai sicuramente qualche dubbio o perplessità sul preventivo ricevuto da una potenziale fornitore. Non è un fatto personale: il punto è che, più di una volta, ti sei trovato ad accettare preventivi in apparenza ottimi per poi trovarti a dover affrontare costi nascosti e spese impreviste o non ben segnalate.
Purtroppo, non sono rare le situazioni nelle quali il committente si trova a pagare di più di quello che gli era stato promesso. Se è pur vero che gli imprevisti nella realizzazione di progetti custom sono sempre dietro l’angolo, con un buon metodo di preventivazione sono tante le situazioni spiacevoli che si possono comunque evitare!
Vediamo insieme quali sono le caratteristiche di un preventivo affidabile, a quali voci fare più attenzione e come ridurre al minimo le classiche “spese impreviste”.
Partiamo dal principio: come nasce un preventivo?
Dietro a un grande preventivo, c’è sempre un/a project manager con competenze grandi altrettanto. Sì, perché dopo aver raccolto le prime informazioni dal committente (tipologia di progetto, tempistiche, quantità e grandezze degli elementi da consegnare) e aver redatto il documento-guida che le raccolga tutte in maniera precisa (capitolato, per gli amici) sarà necessario valutare tutti i fornitori, confrontarne le offerte e contattare i tecnici necessari, in modo da avere il quadro completo di:
- Costi e reperibilità dei materiali scelti
- Eventuali tempi di acquisto e consegna
- Tempistiche di lavorazioni e relativo montaggio
Chiaro è che più elementi e lavorazioni complesse contiene il progetto, maggiori saranno i professionisti coinvolti e le variabili in gioco, sia in termini di costi che di tempistiche.
Questa prima fase richiede sicuramente del tempo per essere portata avanti in maniera precisa, onesta e professionale, per questo consigliamo sempre di:
- Fornire al project manager informazioni chiare e dettagliate fin da subito o, meglio ancora, il vero e proprio capitolato: questo permette di ridurre di moto i tempi di realizzazione del preventivo.
- Richiedere il preventivo con un buon anticipo sulla deadline del progetto, in modo tale da lasciare ai professionisti il tempo di preparare un documento il più accurato possibile e di concedere a sé stessi la calma di valutarlo al meglio.
Fatte queste rapide premesse, andiamo subito al sodo: come si riconosce un buon preventivo?
Le caratteristiche di un preventivo trasparente
Per assicurarsi di trovarsi di fronte ad un documento onesto e professionale, è fondamentale prestare attenzione a due cose: quali voci sono presenti e cosa invece dovrebbe comparire ma…non compare.
Partiamo dalle prime. Le informazioni che non possono proprio mancare in un buon preventivo sono:
- Data di realizzazione e di scadenza dell’offerta
- Descrizione dei lavori
- Indicazione dei prezzi unitari e delle quantità
- Tempistiche necessarie per l’esecuzione dei lavori
- Eventuali servizi accessori inclusi
- Eventuali sconti e prezzo finale
- Tipologia e modalità di pagamento
Vediamo nel dettaglio le più importanti.
Data di realizzazione e data di scadenza del preventivo
Da inserire tra i dati di intestazione, corrispondono rispettivamente alla data in cui il preventivo ti viene spedito e quella di scadenza dell’offerta proposta: il costo del materiale richiesto e i tempi di reperibilità, infatti, potrebbero subire cambiamenti nel tempo, portando l’azienda a non poter più garantire il rispetto del preventivo. Per questo è così importante segnalare il periodo di validità: assicurati che sia sempre ben chiaro!
Descrizione dei lavori
Avere ben chiara la portata dei lavori da effettuare, sia nella quantità che nella tipologia, è fondamentale: sia per progetti contract che nella realizzazione di uno stand fieristico. In un preventivo ben fatto ogni lavorazione, risorsa e materiale necessario, vengano descritti nel dettaglio: questa accortezza permette ai professionisti di tutelarsi da eventuali rimostranze, ma soprattutto permette a te di evitare le tanto temute “brutte sorprese”.
Indicazione dei prezzi unitari e delle quantità
Nell’indicazione dei costi all’interno del preventivo, il project manager può utilizzare due differenti modalità di calcolo:
- A corpo: in un preventivo a corpo si stabilisce un prezzo fisso per ciascuno dei prodotti finiti richiesti. In questo caso assicurati che le caratteristiche di ognuno siano presentate nel dettaglio, ad esempio: 6 infissi in legno e acciaio, colore nero con maniglia in acciaio: xxxx €“.
- A misura: In questo caso i prezzi fanno riferimento al preciso computo metrico edile. Nel preventivo potrai trovare quindi una descrizione più orientata alla qualità delle lavorazioni, che risulta complementare ai dati presenti all’interno del capitolato (quantità, prezzo unitario e prezzo totale)
Noi preferiamo senza dubbio la seconda opzione. I preventivi “a corpo”, a nostro avviso, non permettono di valutare in maniera corretta il reale valore aggiunto dell’azienda con cui ti interfacci: la competenza nella scelta di determinate finiture, materiali e dettagli e la qualità del risultato che ne deriva (che dovrebbe essere la cosa più importante, specialmente in fase di confronto con altre offerte).
Tempistiche necessarie per l’esecuzione dei lavori
Un buon preventivo è tale solo se contiene un’accurata stima del tempo che si prevede di impiegare per portare a termine il progetto. Dopo aver valutato quantità e qualità del lavoro da svolgere infatti, il project manager si confronterà con i tecnici coinvolti, arrivando a definire un preciso gantt operativo e le conseguenti tempistiche di esecuzione, cercando di far rientrare nel calcolo anche eventuali attività impreviste che potrebbero far lievitare i tempi.
Eventuali servizi accessori inclusi nel preventivo
In quest’ultimo campo si gioca il tutto per tutto tra professionisti onesti e imprese meno leali: nel preventivo deve essere sempre dichiarato quali servizi accessori sono inclusi e qual è il loro prezzo. Assistenza, supporto in cantiere, eventuale manutenzione: attività come queste sono all’ordine del giorno, potresti sempre averne bisogno e richiederli in corso d’opera…non vorresti conoscerne il costo prima di accettare una collaborazione?
Come scegliere il partner giusto (senza brutte sorprese)
Pur conoscendo le caratteristiche di un preventivo trasparente, individuare il partner migliore con cui poter collaborare non è mai semplice, ecco perché vogliamo lasciarti con i consigli dei nostri fidati Project Manager:
- Valuta sempre la presenza a preventivo di servizi aggiuntivi come l’assistenza in fiera, compilazione di formulari e il supporto logistico: sono di fondamentale importanza per arrivare al giorno della consegna nella maniera più serena possibile.
- Mai fermarsi al solo prezzo. Fare attenzione alla tipologia di materiali e di finiture che ti vengono proposte è fondamentale: a fronte di una spesa apparentemente più alta c’è spesso la lungimiranza di un project manager che considera la loro durabilità o eventuale riutilizzo a seconda del contesto.
I consigli di oggi sono frutto dei nostri oltre 40 anni di esperienza: grazie ad anni di lavoro e formazione abbiamo sviluppato un metodo di preventivazione consolidato ed efficace, che ci permette ancora oggi di lavorare con clienti storici e fidelizzati.
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