COVID 19 – come adeguare gli spazi aziendali

Una delle preoccupazioni principali delle aziende nella riapertura dopo COVID 19 è comprendere come adeguare gli spazi aziendali alle nuove normative e alle esigenze di sicurezza.

Garantire la salute dei propri dipendenti è un obiettivo di grande importanza sia sotto il profilo umano che per la continuità aziendale. Ecco una rapida carrellata delle indicazioni più importanti, quelle che riguardano le modifiche degli spazi. Alcune azioni sono immediatamente comprensibili e per certi versi semplici da attuare: indossare mascherine e guanti, disporre di disinfettanti in quantità; altre invece, soprattutto quelle che riguardano l’adeguamento degli spazi, sono più complesse perché comportano un ripensamento delle distanze, dei movimenti, degli ambienti stessi.

Vediamo le indicazioni più utili, cosa prescrivono i nuovi decreti proprio per questi ambiti, suddividendoli per aree della sede aziendale

Adeguare gli spazi aziendali: l’entrata

L’accesso dei dipendenti all’azienda è uno dei punti di maggior criticità per il rischio di diffusione del COVID 19; per questo motivo gli spazi di entrata sono tra quelli sottoposti a maggiore attenzione.

L’entrata all’azienda deve essere strutturata in modo da consentire

  • Il controllo dell’accesso, che va ristretto il più possibile al solo personale dell’azienda
  • La creazione di procedure di ingresso, transito e uscita per i fornitori che limitino il contatto con il personale interno e consentano di identificare i contatti

Idealmente l’area d’entrata dovrebbe prestarsi anche alla misurazione della temperatura, (anche se questa manovra non è obbligatoria) e consentire di isolare le persone che tentino l’accesso alla struttura con una temperatura superiore ai 37,5° centigradi.

Possibili soluzioni:

  • Costruzione di percorsi a pareti mobili
  • utilizzo di separatori per il mantenimento delle distanze
  • creazioni di micro aree di isolamento attraverso pareti prefabbricate
  • posizionamento di segnaletica orizzontale e verticale

Gli spazi aziendali comuni nelle previsioni anti COVID 19

Gli “spazi comuni” sono un po’ tutti gli spazi aziendali di riferimento: sale riunioni, mense, spogliatoi, anche gli uffici nel caso (frequente) di open space.

Le indicazioni generali suggeriscono di limitare la presenza del personale negli spazi comuni quanto più possibile, anche con il ricorso al lavoro a distanza dove questa sia un’opzione percorribile. Quando non si possa operare in smart working, l’obbligo è di

  • Contingentare l’accesso, limitando la presenza contemporanea all’interno degli spazi del minor numero possibile di persone, e sempre rispettando la distanza minima di un metro e l’uso di mascherine e guanti
  • Previsione di ventilazione adeguata, sempre evitando accuratamente le funzioni di ricircolo dell’aria
  • Ove possibile, istituire una porta d’entrata e una d’uscita separate agli spazi comuni, e sistemare in corrispondenza di entrambe dispenser di detergenti
  • Istituire un sistema di segnalazione visivo che identifichi i percorsi che gli operatori devono compiere negli spostamenti all’interno dell’ufficio

Gli spostamenti interni all’azienda devono essere limitati al minimo; questa indicazione, di per sé piuttosto netta, nasconde in realtà una serie di implicazioni decisamente complesse: ogni azienda ha dei flussi di movimento del personale che sono legati all’attività stessa, alcuni strettamente necessari, altri effettuati per migliorare l’efficienza, altri ancora perché parte del modo di fare dell’organizzazione; diventa quindi importante comprendere quali movimenti siano indispensabili e quali no, rispettando le necessità di funzionamento organizzativo.

Le sale riunioni ricevono la disciplina più “drastica”, con il sostanziale obbligo a svolgere tutte le riunioni per via digitale, tranne quelle per cui non la cosa non sia assolutamente possibile sul piano tecnico. In questo caso però va garantita la distanza di sicurezza ai partecipanti (oltre all’utilizzo dei dispositivi personali di protezione, come guanti e mascherine)

Per quanto riguarda gli spogliatoi, essi devono poter consentire ai lavoratori di riporre gli indumenti di lavoro riducendo al minimo i contatti al di sotto del metro di distanza gli uni con gli altri.

Il tema si pone in maniera importante anche per le sale mensa, dove l’uso della mascherina non è possibile per ovvie ragioni, e quindi dove l’attenzione deve essere maggiore.

Altre indicazioni, non direttamente collegate con l’adeguamento degli spazi ma con l’organizzazione del loro uso, prevedono la permanenza limitata negli ambienti in questione da parte dei lavoratori, e la costruzione di orari che consentano lo scaglionamento nell’uso delle aree comuni.

Una questione importante che riguarda gli spazi comuni è quella della ventilazione, che da disposizioni deve essere “adeguata”

Qui non vi sono obblighi specifici, ma le indicazioni generali dell’Istituto Superiore di Sanità fanno preciso riferimento alla necessità di mantenere un adeguato livello di ventilazione in tutti gli ambienti indoor. Tra le attività indicate per raggiungere questo obiettivo ci sono

  • mantenere in funzione costante gli impianti di aerazione
  • eliminare totalmente la funzione di riciclo dell’aria
  • Pulire regolarmente i filtri (ogni 4 settimane per spazi occupati da un solo lavoratore, ogni settimana per spazi occupati da più lavoratori)
  • Informarsi precisamente sull’efficienza dei pacchi filtranti e sul sistema di funzionamento del filtraggio dell’aria

Possibili soluzioni

  • Riorganizzazione dello spazio aziendale con eliminazione di macro-scrivanie comuni e loro sostituzione con postazioni singole.
  • Utilizzo di sistemi di separazione tra postazioni, come pareti mobili o divisori che trasformino gli spazi comuni in insiemi di spazi singoli.
  • Nei casi più importanti, uno studio di retro-commissioning può identificare le caratteristiche strutturali carenti nell’edificio stesso, e proporre soluzioni per un adeguamento dell’intera struttura dal punto di vista architettonico.
  • Attento studio dei flussi di movimento interni all’organizzazione, per distinguere quelli necessari e regolamentarli attraverso segnalazioni o facilitarli attraverso la ri-progettazione degli spazi.
  • È importante anche studiare le attività che devono essere mantenute in ufficio e quelle che possono essere portate in smart e remote working: le attività che richiedono una diretta comunicazione interpersonale sono quelle legate all’analisi, alla creatività e all’innovazione; per queste sarà necessario prevedere momenti costanti di incontro in ufficio, mentre le altre, se non legate a precise necessità di produzione, possono essere svolte da casa anche in modo sistematico.
  • Può sembrare poco importante, ma anche porte senza maniglia, con apertura a spinta, sono un elemento architettonico che riduce la possibilità di contatti indiretti (ad esempio, tutti appoggiano la mano sulla maniglia) e quindi i rischi.
  • Uno studio completo della portata di ricambio aria dei sistemi di ventilazione può dare dati significativi sulle azioni da compiere per garantire la sicurezza dell’ambiente.
  • Segnaletica orizzontale o sistemi di separazione per gli spogliatoi.
  • Costruzione di percorsi differenziati per l’accesso alla mensa.
  • Utilizzo flessibile degli spazi: ad esempio le aree mensa, spesso caratterizzate da lunghi tavoli, possono essere convertite all’occorrenza in sale riunioni nelle è possibile sedere allo stesso tavolo ma rispettando le distanze di sicurezza.
  • Per il servizio mensa, fare riferimento a società che operino il pre-porzionamento in cucine remote e il trasporto delle vivande con sistemi di sicurezza igienica,

 

Adeguare gli spazi aziendali: i servizi igienici

La dimensione di questi ambienti rende difficile garantire il mantenimento delle distanze.

Per questo motivo le indicazioni di legge prevedono la necessità di servizi igienici dedicati per fornitori, trasportatori e altro personale esterno che dovesse avere accesso autorizzato alla sede: questi operatori hanno il divieto di utilizzare i servizi del personale. La messa in atto di queste direttive non è semplicissima, data la particolarità dell’ambiente.

In generale poi andrebbe garantito il distanziamento contingentando gli accessi e ove possibile separando entrata ed uscita.

Dato poi che non è raro il caso di servizi ciechi, va prestata attenzione anche alla corretta ventilazione.

Possibili soluzioni:

  • percorsi a pareti mobili
  • separatori che consentano l’accesso soltanto ad alcuni dei servizi.
  • segnaletica orizzontale e verticale, un elemento fondamentale per garantire il rispetto dei comportamenti necessari anche da parte di chi non frequenta abitualmente l’azienda.
  • studio della ventilazione nei servizi per servire a limitare il rischio di contagi in azienda.
  • Assicurarsi che le postazioni per il lavaggio delle mani siano in numero sufficiente rispetto agli addetti presenti in azienda